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同窓会・交流会の進行台本｜受付からお礼まで
幹事が会の間ずっと立ち働いていると、自分も参加者も落ち着きません。受付・会計・お店への連絡を分担し、「始める」「途中で知らせる」「終える」の言葉だけ用意しておく。そんな進行案です。
時間を使い切らず、会話の余白をつくる
歓談が目的なら、企画を詰め込まず会話の時間を中心にします。下の台本は2時間の会を想定した作成例です。開始時刻や料理の提供、お店の退店時刻に合わせて調整してください。閉会のあいさつのあとにも、忘れ物確認と移動の時間を残します。
受付・会計・進行の担当を決める
一人で担当する場合でも、いつ何をするかを書いておきます。協力者がいるなら、参加者の受付と支払い確認、お店への連絡、司会を分担しましょう。受付では出欠と支払い状況を区別し、名簿が他の参加者から見えないように置きます。席の希望や個別の相談は、大勢の前で読み上げずに対応します。
あいさつは、今日の目的と必要な案内だけ
開始の言葉では、お礼、会の目的、終了予定、困ったときの連絡先を伝えます。全員の自己紹介を入れるなら、話す内容と一人あたりの目安を先に知らせます。長いあいさつを前提にせず、話したくない人にも無理に発言を求めない形にしましょう。
遅刻・欠席の連絡先を一本にする
遅刻者には、入口や席の場所を個別に知らせます。幹事全員が同時に連絡を取り始めないよう、連絡担当を決めておきます。急な欠席は、お店への人数変更と会費の取り扱いを分けて確認してください。予定が押したら、追加企画を短くして退店時刻を守るよう調整します。
終了時は、次の行動をはっきり伝える
会計が済んでいるか、忘れ物がないか、次の予定は自由参加かを短く案内します。集合写真を撮る場合は撮影前に確認し、共有先についても別に確認しましょう。翌日のお礼は参加への感謝を中心に。会計の報告や次回の案内は、決まったことと未定のことを分けて伝えます。
準備チェックリスト
編集して使えるメモ・テンプレート
［ ］と空欄を自分の予定に合わせて編集してください。
あわせて使う
出典・作成方針
本記事は、となりナビ編集部が作成した運営手順の提案です。進行時刻・計算の金額は説明用の例で、相場・実績・共通ルールを示すものではありません。店舗の予約条件と参加者への案内を確認して調整してください。